Module de gestion multiservices des environnements de travail
Une refonte complète du module « Office » de l’application Connect existante en vue de fluidifier la gestion et la réservation de salles en entreprise.
Client
CityOne, en collaboration avec Vigee
Mission
Cadrage projet & UX-UI Design
Contexte
Le module de réservation de salles fait partie de Connect, l’application multiservices de CityOne dédiée à la gestion de l’accueil en entreprise.
Jusqu’alors, les réservations étaient saisies manuellement par les hôtes et hôtesses à la demande des collaborateurs — un processus artisanal limité et peu fluide.
CityOne a souhaité faire évoluer ce module vers une solution plus performante, intuitive et adaptée aux usages actuels.
Problématique
L’analyse des usages a mis en évidence plusieurs freins dans l’expérience actuelle.
Pour les hôtes et hôtesses :
- Nécessité de jongler entre plusieurs outils (tableurs, logiciels tiers) pour vérifier la disponibilité des salles.
- Gestion limitée des équipements et services associés, avec un manque de visibilité sur leur disponibilité.
Pour les collaborateurs :
- Processus de réservation peu fluide, reposant sur l’intervention systématique du personnel d’accueil.
Face à ces constats, le challenge UX consistait à simplifier les parcours :
- Optimiser la recherche et la gestion des réservations.
- Structurer et enrichir la gestion des équipements et services associés.
- Accroître l’autonomie des collaborateurs, tout en préservant la supervision du personnel d’accueil.
Process
/ Cadrage & recherche utilisateur
Audit du module existant, analyse des parcours des hôtes/hôtesses et des collaborateurs, identification des irritants majeurs.
/ Design UX
Conception d’un parcours de réservation guidé, fluide et cohérent entre les profils utilisateurs (accueil / collaborateurs).
/ UI & Design System
Création d’un style visuel harmonisé à l’écosystème Connect, définition des composants d’interface et pictogrammes dédiés aux équipements.
/ Prototypage & tests utilisateurs
Itérations sur les parcours clés (recherche, réservation, validation, paramétrage de salles) pour assurer une navigation intuitive et sans rupture.
/ Suivi & mise en production
Design reviews et accompagnement de l’équipe technique pour garantir la cohérence entre l’intention UX et la réalisation finale.
Solution
Une interface modernisée, claire et modulable, conçue pour fluidifier la gestion des salles et offrir une expérience cohérente à tous les profils utilisateurs.
La refonte s’articule autour de trois parcours clés, pensés pour répondre aux besoins spécifiques de chaque rôle :
1. Paramétrage local
Un tableau de bord dédié aux responsables de site et au personnel d’accueil, permettant de créer et de configurer les salles, de gérer les équipements avec un niveau de détail avancé et d’administrer les comptes utilisateurs en toute autonomie.
2. Recherche & réservation
Un moteur de recherche guidé permet de filtrer les salles par date, capacité ou équipements, avec une visualisation en temps réel des disponibilités et des créneaux alternatifs.
Les collaborateurs disposent également d’un accès en libre-service pour effectuer et suivre leurs réservations sans intermédiaire, tout en restant connectés au processus de validation du personnel d’accueil.
3. Validation des demandes
Depuis une vue centralisée, les hôtes et hôtesses peuvent consulter, ajuster ou valider les demandes, notamment les prestations annexes (agencement de salles, restauration…).
Ce système garantit une gestion fluide et réactive, tout en maintenant un haut niveau de contrôle sur la qualité de service.
Style guide
